新加坡南洋艺术学院申请期内如果准备更换创作空间，应把作品记录和素材整理放在搬迁之前完成。先建立完整的作品目录和影像记录，再处理搬迁与后续创作，可以避免申请素材因场地变动而缺失。
先完成作品影像记录
申请人应在搬迁前对已有作品进行系统拍摄或录制。包括作品的整体外观、局部细节和尺寸信息。影像记录可以作为作品缺失时的备用依据，也便于后续准备申请材料时快速查找。拍摄时注意光线和清晰度，保证记录能反映作品真实状态。
建立作品素材目录
作品影像拍完后，应按类型、完成时间、媒介、尺寸等建立目录。目录可以记录每件作品的存放位置、是否已有完整记录、是否适合用于申请。这样在搬迁后即使部分作品暂时无法取出，也能根据目录判断现有资料是否足够。
整理已经完成的申请素材
作品记录之外，已经完成的说明文字、创作过程记录、打印件或电子文件也应在搬迁前整理好。搬迁过程中容易散失小件资料，提前归入一个固定位置更为稳妥。不需要提交原件时，保留清晰记录即可；原件是否提交应依据目标课程的具体要求。
搬迁后再处理后续创作
搬迁后，申请人可以先按目录检查素材是否完整，再决定是否继续新创作。新创作需要在新空间稳定后进行，不应因为搬迁中断而临时拼凑作品。已建立的作品目录可以帮助判断现有素材是否足以形成申请所需的作品组合。
注意事项
不同课程对作品形式、数量和提交方式的要求不同。申请人应回到新加坡南洋艺术学院官网目标课程页确认具体要求。作品记录可用于整理和留档，不意味着所有作品都要提交原件。学院未明确的材料形式，不应自行推定。